Kako sačuvati maturski rad kao PDF za predaju

Rad se u PDF pretvara iz Worda, preko File → Save As, izborom tipa PDF — ne preimenovanjem fajla iz .docx u .pdf. Takav fajl se ne otvara nigde i to je jedna od retkih grešaka koja rad zaustavi pre nego što ga neko pročita.

Zašto PDF uopšte: on čuva izgled. Word dokument se kod mentora otvori u drugoj verziji programa, sa drugim fontovima, pa se prelom pomeri — slika pređe na sledeću stranu, sadržaj više ne odgovara stranama, poslednji red poglavlja ostane sam. PDF izgleda isto na svakom uređaju i to je jedini razlog zbog kog se traži.

Izvoz je poslednji korak, i pre njega ide provera koja traje deset minuta.

Provera pre izvoza

Prođi listu redom. Svaka stavka je nešto što se posle izvoza više ne popravlja bez ponovnog izvoza.

1. Ažuriraj sadržaj. Desni klik u sadržaj → Update Field → Update entire table. Detaljno: sadržaj maturskog rada.
2. Proveri brojeve strana — naslovna bez broja, numeracija bez preskoka: numeracija stranica u maturskom radu.
3. Obriši prazne strane. Ctrl+End te vodi na kraj dokumenta; ako si tamo na praznoj strani, briši unazad.
4. Uključi nevidljive znakove (Ctrl+Shift+8) i pobriši nizove praznih redova. Prelomi se prave sa Ctrl+Enter.
5. Proveri slike i potpise — da svaka slika ima broj, naziv i izvor: kako ubaciti slike i tabele.
6. Pusti proveru pravopisa za srpski jezik: Review → Language → Set Proofing Language.
7. Pročitaj naslovnu stranu. Ime, prezime, razred, predmet, ime profesora mentora, mesto i godina — ovde se najčešće pojavi greška u imenu mentora: naslovna strana maturskog rada.
8. Uporedi naslov na naslovnoj strani sa naslovom pod kojim je tema prijavljena.

Izvoz iz Worda

Kad je provera gotova:

1. File → Save As (ili F12).
2. Izaberi gde snimaš i upiši ime fajla.
3. U padajućem meniju Save as type izaberi PDF.
4. Ispod se pojave dve opcije kvaliteta:
   • Standard (publishing online and printing) — za rad koji se štampa. Koristi ovu.
   • Minimum size (publishing online) — manji fajl, slabije slike. Samo ako ti je fajl prevelik za mejl, a slike nisu bitne.
5. Save.

Isto se dobija i preko File → Export → Create PDF/XPS Document.

Ne koristi Print → Save as PDF ako možeš da izbegneš. Taj put nekad izgubi hiperlinkove i strukturu sadržaja.

Ime fajla

Mentor prima desetine radova. Fajl maturski final2 KONACNO.pdf u toj gomili ne znači ništa.

Format koji uvek radi:

Prezime-Ime-maturski-Predmet.pdf

Na primer: Petrovic-Ana-maturski-Biologija.pdf

Nekoliko sitnica:

• Bez ćirilice i bez kvačica u imenu fajla — na nekim računarima se slova pretvore u znakove.
• Bez razmaka; crtice su bezbednije.
• Bez datuma i verzija u imenu koje šalješ. Verzije vodi ti, kod sebe.

Ako ti je mentor rekao kako da nazoveš fajl, važi njegovo pravilo.

Provera posle izvoza

Otvori PDF i prođi kroz sve strane. Ovo nije formalnost — pri izvozu se stvari stvarno pomeraju.

Gledaj četiri stvari:

• Fontovi — da se nisu promenili i da nema kvadratića umesto slova.
• Slike — da su sve tu, da su čitljive i da nisu odskočile od svojih potpisa.
• Tabele — da se nisu prelomile usred reda.
• Brojevi strana — da se poklapaju sa sadržajem. Otvori sadržaj, izaberi tri poglavlja nasumično i proveri.

Ako je nešto pomereno, popravi u Wordu i izvezi ponovo. PDF se ne krpi.

Šta kad se pokvari

Font se u PDF-u promenio. Word nije ugradio font u fajl. File → Options → Save → štikliraj Embed fonts in the file, pa izvezi ponovo. Pouzdanije rešenje je koristiti font koji svuda postoji — Times New Roman ili Arial.

Fajl je prevelik za mejl. Uzrok su skoro uvek fotografije. Klikni na bilo koju sliku → Picture Format → Compress Pictures → isključi „Apply only to this picture” → izaberi 150 ppi (print) → OK, pa snimi i izvezi ponovo. Ako i dalje ne staje, pošalji preko servisa za velike fajlove i u mejlu ostavi link.

Slike su mutne u PDF-u. Izvezeno je sa opcijom Minimum size. Ponovi izvoz sa Standard.

Slova imaju kvačice u Wordu, a u PDF-u ne. Isti problem sa fontom kao gore. Promeni font celog dokumenta na standardni i izvezi ponovo.

PDF ima dodatnu praznu stranu na kraju. Ostao je prazan pasus posle poslednjeg reda. Ctrl+End, briši unazad, izvezi ponovo.

Hiperlinkovi ne rade. Izvezeno je preko štampe. Koristi Save As → PDF.

Ako radiš u Google dokumentima

File → Download → PDF Document (.pdf). Fontovi se ugrađuju sami, pa je ovaj put pouzdan.

Ono što treba proveriti isto je: sadržaj, brojevi strana i slike posle preuzimanja. Ne šalji mentoru link na Google dokument umesto fajla, osim ako te on to izričito nije zamolio — link traži nalog, dozvole i internet, a fajl ne traži ništa.

Slanje mejlom

Mejl uz rad je kratak i ima sve što mentoru treba:

Poštovani/a,

u prilogu je moj maturski rad na temu [naslov], u PDF formatu. Ako je potrebno da nešto izmenim ili da vam pošaljem i Word verziju, javite mi.

Srdačan pozdrav, [ime i prezime, razred, odeljenje]

Pre nego što pošalješ: proveri da je prilog stvarno zakačen i da nije prazan. Ako mentor ne odgovori u nekoliko dana, pošalji kratak podsetnik — to nije nepristojno, mejlovi se gube. Kako se imenuje fajl, šta piše u poruci uz rad i kako se šalju druga i treća verzija: kako se rad šalje mentoru.

Šta se sve i u kom obliku predaje, koliko primeraka i da li se rad koriči, zavisi od škole i sabrano je u predaja maturskog rada.

Ako se rad i štampa

Kad se uz PDF predaje i štampan primerak, štampa se iz PDF-a, ne iz Worda — tako si siguran da je na papiru tačno ono što si poslao mentoru.

Tri stvari koje se pre štampe provere:

• Jednostrano ili dvostrano. Maturski rad se najčešće štampa jednostrano; ako se štampa dvostrano, leva margina mora biti povećana sa obe strane (u Wordu: Layout → Margins → Custom Margins → Multiple pages: Mirror margins).
• Leva margina zbog koričenja. Uobičajeno 3 cm, da tekst ne uđe u povez.
• Probna strana. Odštampaj jednu stranu sa slikom pre nego što pustiš ceo rad — na papiru se tamne slike i sitni potpisi ponašaju drugačije nego na ekranu.

Koliko primeraka se predaje i da li se rad koriči, zavisi od škole i pitaj mentora unapred. Ako u radu imaš grafikone ili fotografije, pre odlaska u kopirnicu vredi proveriti i da li ti je boja uopšte potrebna: štampa u boji ili crno-belo.

Čuvaj i Word verziju

PDF je ono što se predaje, ali .docx fajl ne briši. Ako mentor traži izmene, one se rade u Wordu i izvoze iznova — kako se to radi bez prepravljanja celog rada, piše u šta raditi kada profesor traži izmene.

Snimi obe verzije na dva mesta: računar i nalog u oblaku ili USB. Rad izgubljen dva dana pred predaju je priča koja se svake godine ponovi u svakoj školi.

Najčešće greške

• Preimenovana ekstenzija iz .docx u .pdf.
• Sadržaj koji nije ažuriran pre izvoza.
• PDF koji niko nije otvorio posle izvoza.
• Ime fajla tipa „final konacno 3”.
• Fajl od 40 MB poslat mejlom koji ga ne prima.
• Word verzija obrisana posle izvoza, pa se izmene rade iznova.
• Rad poslat u .docx kad je traženo PDF — ili obrnuto.